Arcsec Digital

Arcsec Digital, una agencia digital con sede en Estados Unidos especializada en innovación para empresas de los sectores logístico, sanitario y empresarial.

El cliente sufría retrasos en la atención al cliente y un reparto desigual de las tareas, lo que provocaba sobrecumplimiento y afectaba negativamente tanto a los beneficios de la empresa como a la eficiencia del equipo. Además, la distribución desigual de las tareas entrantes provocaba retrasos que superaban los plazos hasta en un 140 %, con el consiguiente impacto en el rendimiento del equipo y en la satisfacción de los clientes.

Analizamos el proceso de atención al cliente e identificamos los principales cuellos de botella, como unos criterios de tarea poco claros y unas estimaciones de tiempo impredecibles. Para resolverlo, implementamos un flujo de trabajo paso a paso para la gestión de tareas que garantizaba una estimación y un seguimiento adecuados. Todas las tareas entrantes se centralizaron en un único proyecto de Jira con descripciones detalladas, credenciales de acceso, aclaraciones y listas de verificación. Solo se enviaban para su aprobación las tareas con la información completa. El feedback periódico mantuvo al equipo alineado y evitó el sobrecumplimiento. En tres meses redujimos el tiempo medio de respuesta de ocho horas a dos horas para los clientes atendidos. Logramos un equilibrio de la carga de trabajo del 80 al 90 %, cumpliendo los plazos de forma constante, lo que mejoró tanto la satisfacción de los clientes como la rentabilidad de la empresa.

En tres meses, el tiempo de finalización de las tareas mejoró de forma significativa: se alcanzó una carga de trabajo del 80 al 90 % y se eliminó el sobrecumplimiento. El proceso optimizado mejoró la satisfacción de los clientes y aumentó la rentabilidad de la empresa.